A catering-rendelést jellemzően két munkanappal az esemény előtt kell leadni. Ez hétköznapokon kényelmesnek hangzik, egy hétfő reggeli meetingnél viszont azt jelenti, hogy csütörtökön kell dönteni: létszámról, összeállításról és a mentes tételekről egyszerre. A hétvége nem számít bele, és pont ez a részlet okozza a legtöbb kapkodást.
A kiszállítás munkanapokon 8:00 és 16:00 között, előre egyeztetett időpontban történik. Reggeli eseménynél ez az egyetlen igazán szűk keresztmetszet. Aki kilencre hívja össze a megbeszélést, annak a nyolcas érkezés még hagy fél órát a terítésre; aki nyolcra, annak nem marad puffer, ha a forgalom közbeszól. Praktikus a szállítási időpontot ugyanúgy a naptárba tenni, mint magát a meetinget — és megírni, ki veszi át, ha a szervező még úton van.
A kínálat 10-30 százalékát érdemes eleve mentesként tervezni: vegán, gluténmentes, laktózmentes, vegetáriánus. Reggelinél ez élesebben látszik, mint máskor, mert a reggeli tételek gyakran egy-két alapanyagra épülnek, és aki kimarad belőlük, az egész délelőtt éhes marad. Jelzésértékű, hogy a legkeresettebb koktélszendvics maga is vegán tétel, az erdélyi padlizsánkrémes, a gluténmentes változatok pedig ugyanabban a 11 ízcsaládban érhetők el, mint a hagyományosak.
Reggel a kávé az első, amit a vendég keres, és az egyetlen tétel, amit szinte mindenki kézbe vesz. Kapszulás rendszerrel a költség előre kiszámítható: a Sandwich4u Nespresso Pro gépet ad a rendelés mellé, az adag 750 Ft bruttó. Egy reggeli meetingnél ez azért praktikus, mert nem kell külön gépet szervezni, és nem a lefőzés sebessége szabja meg, mikor ülhet le a társaság.
A tervezéshez két fix tétel kell. Az egyik a minimális rendelési érték: 25 000 Ft, ami nagyjából 35 falat, vagyis egy 7-9 fős reggeli. A másik a kiszállítás díja, Budapesten belül 4 900 Ft. A számlázás oldalán megadható PO-szám, ami automatikusan rákerül a számlára, fizetni pedig bankkártyával vagy előreutalással lehet. Ha ez megvan, már csak a tálca összeállítása marad: a céges reggeli összeállítások között van édes és sós irány is, és a kettő keverése szokott a legjobban elfogyni.